CHÂN DUNG
CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
 Người
thư ký và công việc thư ký đã thay đổi
rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần
mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng
xuất hiện từ những thập niên 80. Công
việc đánh máy chữ trước đây chiếm
60% khối lượng công việc của thư
ký nay chỉ còn khoảng 20%. Trước đây công
việc lưu trữ tài liệu, văn thư và
tìm kiếm chiếm mất nhiều thời gian.
Hiện nay, với sự trợ giúp của máy tính
thì việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên vô cùng
nhanh chóng.
Từ vai
trò quản lý các địa chỉ giao dịch, ngày
nay thư ký thành bộ mặt không thể thiếu
giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường
hoạt động của công ty, trong các quan hệ
với những người cùng cộng tác, với
khách hàng. Về mặt quan hệ cấp bậc cũng
có sự thay đổi; quan hệ giữa chủ
(hoặc giám đốc) và thư ký có khuynh hướng
mở ra ở không gian cấp bậc cao. Các công ty
muốn giảm bớt chi phí, nên thư ký không chỉ
làm việc với một mình chủ (hoặc giám
đốc) mà còn với cả cấp lãnh đạo
khác.
Một
văn phòng thư ký có khi có nhiều người,
hoạt động hỗ trợ nhau trên nhiều
lĩnh vực. Các ông chủ ngày nay còn phải tự
khai thác những công văn giấy tờ gởi
đến cho mình, tự quản lý máy tính của
mình. Vì thế, người thư ký thường
kiêm nhiệm vai trò tiếp xúc với khách hàng, làm
cho cả mạng lưới hoạt động
trong công ty sinh động hơn, giữ quan hệ
tốt với những nhân viên khác. Như thế
người thư ký ngày nay ít dùng thì giờ hơn
vào các công việc có tính chất văn phòng thuần
tuy. Người chủ doanh nghiệp thường
tìm cho được người thư ký năng
động trong các công việc ấy. Thư ký có
năng lực cũng thực sự sáng giá không khác
những các nhân viên giỏi khác.
Thông
thường không phải người ta trở
thành thư ký vì có khiếu hay thiên hướng làm
những công việc ấy, mà bởi vì họ lao
vào cuộc sống hoạt dộng tích cực và
có tính độc lập. Hiện nay có khá nhiều
thư ký lành nghề không trải qua đào tạo
chuyên nghiệp ở trường lớp. Bằng
cấp không nhất thiết là một đòi hỏi
trọng yếu, mà điều quan trọng đặc
biệt để hành nghề thư ký là khả
năng phản xạ tốt và suy xét nhạy bén.
Một trong các phẩm
chất không thể thiếu của người
thư ký là biết sử dụng thành thạo
một ngoại ngữ gắn với đầu
óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức.
Nếu
là nữ thư ký thì độc thân là một yếu tố thuận lợi cũng
như nhà gần cơ quan làm việc. Nhan sắc và giao
tiếp lịch thiệp đương nhiên cũng
là những điều rất cần thiết....
|
